インターチップ株式会社 - メールを共有することが情報共有の第一歩

今回は、半導体集積回路の開発･設計・製造・販売および技術コンサルティングを行っていらっしゃるインターチップ株式会社、取締役営業部長の八木様にお話を伺いました。

インターチップ様がTeamPageを使い始められた背景には、営業職についてのお考えがあるようです。インタビューは営業職についての雑談から始まりました。

営業の仕事は「情報の担い手」

八木：営業の役目は、お客さんが何を欲しているか探ることです。お客さんに何がミートするか探し、お客さんの情報を知り、何を望んでいるのか知ることです。そして、お客さんから情報を引き出して、引き出したらみんなに伝える役割があります。営業の仕事は「情報の担い手」。自分の情報をお客さんに伝えなければいけないし、お客さんの情報を会社に知らせなければいけません。やりとりをどうするか、そこがポイントです。

――TeamPageは結構長くお使いいただいているようですが、いつ頃使い始められたのですか？

使い始めて3年くらい経ちます。現在は、6名くらいで使っています。全員が同じ場所にいる中で使っています。

――皆さんが同じ場所で仕事をしていらして、しかも人数が多くないのでしたら、直接顔を合わせてのコミュニケーションが取りやすい環境だと思いますが、そこでTeamPageを必要と感じられて、現在もお使いになっている大きな理由は何ですか？

情報交換がしやすい環境にあることは確かです。情報の共有もしやすいです。ただ程度の問題で、もっと情報を共有したいという欲求が出てきました。私は営業なので、お客さんとの情報交換が多いんです。訪問したりメールだったり、色々な形でお客さんから情報をもらいます。

一方で、生産管理や設計に関しては、委託先と情報交換をしています。そこでも同じようにメールや電話でやり取りがあります。これだけのやり取りについて、毎回お互いに報告 し合うことは難しいですね。そこで、そういったやり取りの内容をTeamPageに入れるようにしました。

今は、TeamPageに直接投稿する代わりに、メールでのやりとりをTeamPageの中に入れています。そうすると、TeamPageの中をキーワードで検索して、内容を読むことに よって、何があったのかだいたい分かります。生産委託先との間にどんな問題点があって、どう解決したか、改めて説明されなくても把握できるのです。

――少ない人数で業務を分担しているから、お互いどんな業務をしているのか知る必要があるということですね。

そうです。私は「ただ知る」だけではなく、掘り下げたところまで知りたいと思っています。TeamPageはそのためにかなり役に立っています。

最も多くの情報を含むメールの共有が、情報共有の第一歩

――具体的にはどういうところで役に立っていますか？

例えば、私が外出している間に私のお客さんから問い合わせが来ることがあります。普通だと代わりの人は、いきなり問い合わせが来ても一体何のことなのか分かりませんが、TeamPageを見ればどういう問い合わせなのかが分かるので、私の帰りを待たずに答えられるときは答えてもらっています。そういう部分でもとても役に立っています。現在は、お客さんにメールを出す時に、CCにTeamPageの投稿用メールアドレスも入れています。そうすると自動的にお客様からの返信がTeamPageにコメントとして投稿されるのです。

――お客様は何も気にせずTeamPageに投稿してくれているのですね。

そうです。もしTeamPageを見てメールが入っていなかったら、自分で転送するようにしています。メールは情報交換に非常に有効だけど、共有には向いていません。メールを送る時にCCを入れて、送り先を増やすことである程度共有できますが、本当の共有はできません。だからTeamPageでやることにしています。ただ、あまり入れる必要のないものは入れません。何でもかんでも全部入れてしまうと余計ぐちゃぐちゃになってしまうので。必要と思うものだけ入れています。

――3年くらいTeamPageを使われていて、工夫をしていらっしゃるのはどのようなところですか？

TeamPageに投稿されたメールは、自動的に振り分けされるようになっています。また、製品の番号、取引先の名前、投稿者の名前で検索できるようにしています。お客さん、委託先、製品、投稿者の4つと、日付で絞り込むとだいたい知りたい情報にたどり着けます。

今までの経緯がどうだったかと聞かれた時に、メールでは自分の部分しか分かりませんが、TeamPageを検索すると他の人の関連するやりとりも全部分かるのです。

今は、TeamPage上で投稿されたメールに対してその後どうなったかということについて追記をしていません。理由は、すぐ話ができて済んでしまうからです。口頭の話で終わってしまいます。記録に残らないという点で良くないと思っているのですが…。

それでも、この規模、うちの会社のビジネス形態では上手く使っていると思います。

――そうですね上手くお使いだと思います。

TeamPageの活用法として、本当はISO関連でも使いたいと思っています。ISOでは仕事の記録を残すということがあるので、その為に 上手く使えるようになるといいなと思っています。この情報に対して、こういう指示があって、それに対してどう答えて、という具合に。単なる情報の共有だけでなくて、段取り良く仕事が進んでいることが記録に残るともっと良いと思っています。

――これから先は記録作りまでということですね？

そうです。今の使い方では、「その後どうなってるかな？」と思うことがあります。その後の記録も残していくことで、「何ができていないのか」や「何が抜けているのか」をTeamPageを見て理解できるようになると思っています。

――TeamPageの導入を検討されているお客様から、「みんな書いてくれるかな？使えるかな？」という質問が多く寄せられます。八木様の会社で初めてこのTeamPageを使い始めた時はいかがでしたか？

私は個人的に、情報の共有の必要性を強く感じていました。そこで、共有したい情報は何かと整理をすると、今、一番多く情報をもっているのはメールのやりとりだと分かりました。これを共有しなければいけないと思ったのです。

情報が豊富なのは、メールによる日々のやり取りなので、そこで新規に投稿しては上手くいかないと思いました。「情報共有の場を作ったから書いてください」と言っても絶対に書いてくれません。メールのやりとりは必然があるからやるのです。だから、そのメールを貯める場所を作りました。

――メールを溜める場所ですか。

はい。きっかけは、以前私が3000人以上の規模の大きな会社で技術サポートをしていた時のことです。電子メールにCCがつけられて様々な情報がメールで届いたのですが、それを自分で整理できなかったのです。その時に、情報共有の必要性を感じました。

当時、サイボウズなど他の製品を見ましたが、どれも一長一短と感じていました。そこでアプライドナレッジ社の小島社長にTeamPageを紹介してもらい、TeamPageを知りました。

――他社と比較した上でのTeamPageの導入ですね。

はい。この会社に転職して、メールを主体として情報共有を実現するために、TeamPageを導入しました。強制的に書きなさいという方法は敢えて採用しませんでした。

メールで TeamPageに投稿するのは簡単。TeamPageのアドレスを入れてメールを送るだけです。TeamPageの中で、情報を分類して検索しやすくなるように、工夫して作りました。

最近は、投稿に対して意見が欲しいという希望が出始めています。これも繰り返しになりますが、口頭で言われてしまうと記録に残らないですからね。

――お客様とのメールのやり取りで、TeamPageのメールアドレスを入れることで自然にTeamPageにメールが入るというのは、とても良いアイディアですね。

メールアドレスを見てお客さんがどう思っているかは知りませんが（笑）メールアドレスがTeamPageという名前になっているのですが、特に何にも感じてないようですね。問い合わせは一度もありません。

――製品の不具合などについてのやり取りも、お客様や取引先とメールで行っていらっしゃるのですよね？

そうです。メールに添付ファイルで画像などがついて届きます。そのような時はメールのCCにTeamPageの投稿用アドレスが入っていないことが多いので、TeamPageに転送投稿するようにしています。

メールで一人一人に転送することもありましたが、知っておいて欲しいからと全員に転送すると、受け取った人がプレッシャーに感じることもあると思うんです。だから、TeamPageに投稿しておいて、本当に知ってもらいたい人にだけメールを転送するようにしています。みんなTeamPageを1日に1回か2回 は見るので、TeamPageに入っていることで、全員が何となく知っているという状況になります。

――このような技術や製品についてのやり取りはノウハウのかたまりですよね。このような環境があると、本人が経験してなくても過去の情報を参考に判断できるようになりますね。

細かいやりとりは載せないことが多いですが、最初に問題が提起された時と、結果のレポートは載せるようにしています。「その時はこんな具合に解決したんだ」ということが後から分かるようにしています。

問題の原因が委託先にあったという場合ももちろんあります。そういうことでもTeamPageに載っているから、経過を理解して、わざわざ教えたりしなくても自分で理解していくのです。

――大変いい使い方をしていらっしゃいますね。

TeamPageが役に立つということが分かると、みんな見るようになります。見なくてはいけないと思うようになるのです。私から何か質問すると、よく「TeamPage に入れてありますよ」と言われてしまうんです（笑）。ですので、ますますちゃんと見なければいけないという気持ちになります。普段は画面を見ているだけですが、添付資料などは必要な場合印刷して見るようにもしています。

――話は変わりますが、最近はデジタルデバイドと言われていて、デジタル機器を使う人と、誰かに任せてしまう人に分かれてしまっていますよね。

年寄りはPCを触るのが苦手と言います。でも、例えば年寄りでも車の運転できますよね。練習するからできるのです。それと同じで、歳を取っているからPCが使えないというのは嘘で、やらないからできないのです。「少数精鋭｣という言葉があるでしょ。あれは、精鋭だから少数でやっているのではなくて、少数でやっているとみんな精鋭になっていくのです。大きい会社にいた時、小さい集団は皆精鋭になると、そう思いました。

――各人が色々なことを担当する必要があるからでしょうか。

精鋭というのはスピードが速く、一つのところに留まっていられないので、早く判断するという習慣が身につきます。情報の整理が素早くできなければ、判断を早くすることはできないですよね。だから、そういう人間に変わるのです。少人数の場合、一人一役ではやっていられません。お互い代役をやってあげるようにして、持ちつ持たれつです。

――なるほど。その環境作りをTeamPageがお手伝いできていると思うと嬉しいです。本日は、面白いお話どうもありがとうございました！

インターチップ株式会社 interchip.co.jp/

インタビュアー: 株式会社エス・イー・ラボ
取材日: 2008年4月