会議のムダを省く「スマート会議」で、議事録、決定事項、フォローアップの共有のススメ

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「シリーズ」の登録

会議には、毎週の品質改善会議、毎月の営業進捗会議、3ヶ月ごとの経営企画会議など、いろいろな種類がありますよね。

まず、その種類を「シリーズ」として登録します。各回の会議は、それぞれの「シリーズ」に関連付けて登録します。こうすることで、次のように同じ「シリーズ」ごとに分類され、会議の前後関係がわかりやすくなります。

• 品質改善会議シリーズ（毎週）
  • 第1回 5月16日
  • 第2回 5月23日
  • 第3回 5月30日
  • …
• 営業進捗会議シリーズ（毎月）
  • 第1回 5月
  • 第2回 6月
  • 第3回 7月
  • …
• 経営企画会議シリーズ（3ヶ月毎）
  • 第1回 4月
  • 第2回 7月
  • 第3回 10月
  • …

アジェンダの登録

「シリーズ」を登録したら、会議をスケジュール登録します。

このとき、単に日付や出席者を登録するだけでなく、討議内容を記入したり関連資料（文書ファイル）を添付したりして、予め出席者・関係者と会議の目的や内容の共通理解を図ります。こうすることで、会議本番での脱線やムダの削減が期待できます。

もちろん、テンプレート機能を使って内容を定型化できます。（下図右上の「テンプレート」をクリック）

議事録の作成・共有

議事録は、スケジュール登録されたアジェンダを編集する形で作成してもOKですし、アジェンダの段落毎にコメントを入れる形で作成してもOKです。お好みのやり方で作成できます。

決定事項を登録

「会議で何が決まったのか」を明確にすることは大切です。決定事項もコメントとして登録できますが、コメントの数が多い場合、そのたくさんのコメントの中に埋もれてしまう可能性が高くなります。

そこで、決定事項は、コメントとは別の特別枠として登録します。

登録した決定事項は、会議の終了前に、会議の参加者全員で確認・承認しましょう。間違いがあればこの時点で修正し、後から議事録を修正するムダが発生しないようにします。

フォローアップのタスクを登録

「次回の会議までに◯◯をする」といった、「次にやること」を明確にすることも大切です。

「次にやること」も、通常のコメントではなく、タスクとして登録し、明確化します。タスクの進捗はそれぞれのタスクにコメント投稿したり、タスクの未完／完了状態を変更したりすることで、関係者と共有できます。

登録されたタスクも、会議の終了前に、参加者全員で確認・承認し、後で修正するムダを省くようにしましょう。

閲覧と状況確認

ダッシュボード

登録された会議スケジュール、議事録、決定事項、タスクは、「シリーズ」のダッシュボードに自動的に整理されて表示されます。（もちろん、スペースやマイページのダッシュボードにも表示できます）

過去の議事録は「会議」セクションに並んで表示され、すぐに目的のものを見つけられます。過去の議事録のファイルを探すためにメールボックスの中を探すムダはもうありません。

それぞれの決定事項も「決定事項」セクションに並んで表示され、一連の会議の中で何が決まってきたのかをすぐに確認できます。

タスクを完了させると「未完」から「完了」のセクションへ移動します。どんなフォローアップ事項が未完のまま残っていて何が完了したのかを、この画面ですぐに確認できます。

カレンダー

会議の予定（やアジェンダ）はカレンダー画面にも表示されます。

「◯月☓日の会議の記録は…」のように日付を頼りに過去の議事録を探すとき、カレンダーで素早く目的の期間へ移動して目的の議事録を見つけられます。

検索

議事録、決定事項、タスクのテキストだけでなく、高機能検索を使って添付ファイルの中身まで検索できます。

サイドバーのフィルターで「◯◯さんが書いた議事録」や「◯◯タグが付いた決定事項」のような絞り込み条件を追加できるので、目的の議事録、決定事項、タスクを見つける時間のムダを省きます。

紹介ビデオ

まとめ

以上、「スマート会議」プラグインの基本的な機能や使い方をご紹介いたしました。

効率的な会議の進め方やスマートな情報共有のやり方にご興味のある方は、お気軽に当社までお問い合わせください。

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