スマート会議
「スマート会議」は、次のような、会議のよくある問題を解決し、効率化するための追加機能です。
- 事前に討議内容（アジェンダ）が共有されず、会議参加者の間で目的の共通理解がされていない。
- 会議で決まったことや次にやるべきことが明確でない。
- 議事録を書いてはいるが、活用されていない。
- 会議の後の進捗報告・進捗確認がスムーズに進まない。
次のような特徴があります。
- 同じ種類の会議を「シリーズ化」「グループ化」します。
- 同じシリーズの会議予定や議事録が一覧リストやカレンダーに表示され、振り返りが容易です。
- 各議事録には「決定事項」と「次にやるべきタスク」が明確に表示されます。
- 「次にやるべきタスク」のうち完了していないものが常に表示されるので、「決まったことを確実に完了させる」という意識付けがされます。
- 進捗報告は「次にやるべきタスク」にコメントするだけ。簡単です。
紹介ビデオ
会議のシリーズ登録
会議シリーズの投稿/編集フォームに、一連の会議の目的や計画などを記述し、会議参加者の間で目的の共通理解を図ります。
会議のスケジュール登録
投稿された会議シリーズには、次の 4 つのセクションが用意されます。
- 会議 ... 会議のスケジュールおよび議事録を登録します。
- 決定事項 ... 会議で決まったことが表示されます。
- 会議タスク (未完) ... 会議で発生したタスクのうち、まだ完了していないものが表示されます。
- 会議タスク (完了) ... 会議で発生したタスクのうち、完了したものが表示されます。
会議のスケジュール＆議事録の登録
会議シリーズに紐付ける形で、一件一件の会議をスケジュール登録します。
登録されたスケジュールは、会議終了後に編集して議事録として活用します。
決定事項の登録
議事録（兼会議スケジュール）の「この会議で決定した事項」に決定事項を登録します。
このようにすることで、各回の会議で決まったことが明確になります。
次にやるべきタスクの登録
「この会議で発生したタスク」セクションに「次にやるべきこと」をタスクとして登録します。
このようにすることで、各回の会議でどのような仕事が発生し、その後、どのようにフォローアップされたのかが明確になります。タスクの進捗はコメントとして投稿し、関係者に共有しましょう。
また、過去の会議で発生したタスクのうち完了していないものは次回の会議スケジュールに自動的に表示されるので、「会議で発生したタスクを次回までに完了させる」という意識付け・習慣づけが行われます。
タスクの完了
完了したタスクは、会議シリーズのダッシュボードの「会議タスク (完了)」セクションへ移動します。
このプラグインは、南アフリカを中心に展開されている業務改善コンサルタント「impi!」の監修により、現場の声を生かして設計されました。
このプラグインおよび「impi!」にご興味がございましたら、お気軽に当社までお問い合わせください。
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